Как стандарты в области каталогизации могут повысить эффективность корпоративных закупок? Что такое «параметрические закупки» и какие преимущества они дают бизнесу? Какие изменения в бизнес-процессах, данных, информационных системах и ИТ-платформах необходимы для параметрических закупок?

Возможности повышения эффективности собственных закупочных процессов для крупных компаний сегодня практически исчерпаны. Необходимо выстраивать и оптимизировать интегрированные инновационные бизнес-процессы, объединяющие всех участников цепей поставок. Возникает потребность в ИТ-платформах, обеспечивающих интеграцию бизнес-процессов участников цепочки поставок.  Одним их обязательных элементов интегрированных цепей поставок является электронный обмен информацией о закупаемой продукции, начиная с этапа проектирования инновационной продукции и заканчивая выводом из эксплуатации с использованием стандартизированных метаданных и стандартов представления данных. Эффект от параметрических закупок включает экономию за счет снижения цены, подбора аналогов и экономии от снижения трудоёмкости процедур.

Таблица 1. Эффект параметрических закупок

Инициатива Эффект
Определение требований к продукции с использованием параметров, поиск и подбор аналогов. Потенциал экономии зависит от разницы в ценовой политике производителей и поставщиков продукции в категории. При наличии в категории аналогов, производимых для замены комплектующих, расходных материалов мировых брендов экономия может составлять до 90%.
Публикация детализированной программы закупок о закупаемых продуктах и материалах (предметах закупки) с использованием шаблонов категорий. Публикация детализированной программы закупок, оптимизированной для поиска по позициям, позволит получить больше предложений от поставщиков. Эта инициатива поддерживает подбор аналогов. Эффект зависит от наличия альтернативных поставщиков, увеличивается при расширении географии, поэтому важна мультиязычность информации.
Консолидация закупок, в том числе с предприятиями в отрасли, в регионе. Консолидация позволяет получить скидки за счет объема, дополнительная экономия возникает при объединении логистики.
Обмен каталогами и другими документами с поставщиками в электронном виде. Эффект этой инициативы складывается из экономии на заработной плате и эффекта от снижения рисков, связанных с ошибками ввода информации.
Передача функции закупок (indirect procurement) в бизнес-единицы, методическая, процедурная, информационная поддержка бизнес-единиц. Эффект за счет ускорения процессов закупки, децентрализации, снижения риска закупки продукции с несоответствующими характеристиками – реализация функционала экспертной платформы.

Участники цепей поставок предъявляют различные требования к информации о продукции, включая состав характеристик для каждого класса продукции. Финансовые, профессиональные, временные ресурсы каждого участника ограничены, а объем информации постоянно растет – появляются новые категории продукции и новые характеристики в существующих категориях продукции, появляются новые производители, предлагающие аналоги существующих продуктов. Классификатор предметов закупки крупной компании включает тысячи категорий продукции и сотни тысяч предметов закупки. Крупные компании тратят ежегодно десятки миллионов рублей на обеспечение качества данных о закупаемой продукции.

Информация о закупаемой продукции, оборудовании, запасных частях, технологиях, материалах, а также услугах является одной из самых сложных с точки зрения структуры данных – каждый класс (категория) продукции характеризуется уникальным набором характеристик (атрибутов). На сегодняшний день подавляющее большинство компаний не удовлетворены качеством данных о закупаемой продукции, в информационных системах содержаться неполные, дублирующийся данные. В результате снижается эффективность бизнес-процессов, в частности, процессов закупки, планирования, инновационного развития. Без качественных данных о продукции невозможно принимать решения на основе объективных критериев, сравнивать и выбирать продукцию на основе сопоставимых параметров и свойств, невозможно использовать аналитические инструменты.

Переходу на параметрические закупки препятствует:

  • Сложность и трудоемкость описания продукции: для каждой категории существует уникальный набор атрибутов;
  • Различные национальные и отраслевые технические стандарты, регламентирующие значения параметров, национальные и отраслевые классификаторы;
  • Появление новых продуктов и новых категорий
  • Большое разнообразие продуктов и продуктовых категорий;
  • Отсутствие эффективных технических решений, информационной инфраструктуры для обмена информацией о продукции.

Компании закупают десятки тысяч различных категорий, при этом для каждой категории необходимо определить свой набор характеристик. Для выполнения работы необходимы эксперты, обладающие знаниями специфики конкретных категорий продукции и пониманием методологии формирования шаблонов.

Проинвестировав существенные средства в шаблоны, компании начинают рассматривать их как актив, доступ к которому необходимо ограничить. Компании не предоставляют доступ к шаблонам в электронном виде поставщикам, информация собирается с помощью опросных листов.

В результате поддержка качества данных, полноты, актуальности параметрических справочников продукции оказывается чрезвычайно дорогостоящей, что приводит к быстрой деградации справочников. Рыночная стоимость разработки одного шаблона (СФО) сегодня составляет от 30000 до 60000 руб. Таким образом, имея в каталоге закупок несколько тысяч категорий для полного перехода на параметрические описания компании потребуется десятки миллионов рублей только на разработку шаблонов, даже с учетом снижения затрат за счет объема.

Сегодня крупные компании и государственные организации ищут возможности для повышения эффективности закупок и снабжения за счёт повышения качества данных о потребляемых материально-технических ресурсах (МТР), обеспечиваемого переходом на их параметрическое (каталожное) описание на основе применения стандартных форматов описания МТР (СФО).

Методической базой для электронного обмена данными о продукции и «параметрических закупок» являются стандартs серии «ISO 8000 (ГОСТ Р ИСО/ТС 8000) Качество информационных данных» и «ISO/TS 22745 (ГОСТ Р ИСО/ТС 22745) Открытые технические словари и их применение к основным данным».

Стандарты определяют основные элементы параметрических закупок:

  • Открытый электронный технический словарь (OTD, Open Technical Dictionary) – словарь, включающий плоскую структуру классов продукции (перечень стандартных наименований), их определений, набора основных идентифицирующих характеристик, словарей их возможных значений, мер, единиц измерения и компаний;
  • Стандартный формат описания материально-технических ресурсов (стандартный формат описания, СФО) – шаблон категории (IIG, item identification guide) – корпоративный документ (в электронном виде и (или) на бумажном носителе), устанавливающий единые формы и правила описания однородной продукции по установленной совокупности ее характеристик.

Работу по локализации стандартов осуществляет ТК 430 «Каталогизация продукции» Росстанадрта https://www.interstandart.ru/tk-430

Таблица 2. Состав участников ТК 430 «Каталогизация продукции»

БУ «КВФ «Интерстандарт» ФГУП «ВНИИНМАШ» ФГБУ «ВНИИПО МЧС России»
ФГУП «ВНИИ СМТ» ФГУП «НИИСУ» ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»
ФГУП «Крыловский государственный научный центр» ФГУП «РОСОБОРОНСТАНДАРТ» ФГБУ «46 ЦНИИ МО РФ»
ФГУП «ЦНИИМаш» ФКУ «НПО «СТиС» МВД России Акционерное общество «РПКБ»
ООО «АКТУАЛОГ» АО «ВНИИ «Эталон» ООО «E-HOUSE»
АО НПП «Циклон-Тест» АО «РОСОБОРОНЭКСПОРТ» ООО «РСН» (LLC «RC»)
АО «Системы управления» ООО «Центр программных решений» ООО «Центр каталогизации и информационных технологий»
ЧУ «АТОМСТАНДАРТ»

Стандарты регламентируют структуру и формат данных, описывают требования к организации работы по ведению Открытого Технического Словаря, предлагают форматы для электронного обмена каталогами. Существенным условием для применения стандартов является наличие организации, обеспечивающей ведение Открытого Технического Словаря.

Для снижения затрат на ведение справочника продукции целесообразно переложить часть затрат на описание продукции на поставщиков. Этому способствуют лучшие практики в области управления информацией о продукции в процессе закупки:

  • Поставщики предоставляют информацию о продукте с использованием предварительно определённого формата описания и структуры классификатора. Формат определят набор обязательных параметров и характеристик (атрибутов) для каждой категории продуктов, тип характеристик и их возможные значения;
  • Покупатели определяют предмет закупки с помощью классификатора и каталога, используют характеристики, определённые для каждой категории;
  • Справочник продукции организован с использованием единого подхода к классификации и формированию атрибутов.

Реализация лучших практик предполагает свободный доступ поставщиков к стандартным форматам описания продукции в электронном виде, а для снижения затрат необходима совместная работа различных участников рынка по созданию шаблонов.

Среди успешных примеров совместной разработки шаблонов можно упомянуть Международную организацию eCl@ss, созданную 12 крупнейшими немецкими компаниями, Siemens, BASF, AUDI/VW, SAP, Bayer и другими. Классификатор eCl@ss содержит более 44 тысяч продуктовых классов и 18 тысяч уникальных характеристик, характеристики поддерживают стандарты DIN/EU, а изменения и дополнения осуществляются с выходом новой версии стандарта, которая появляется не чаще, чем раз в год.

Ассоциация ECCMA предлагает сервисы по ведению Открытого Технического Словаря eOTD, в который члены ассоциации могут добавлять свои термины, также поддерживается обмен шаблонами, но не поддерживает уникальность терминов, полноту и согласованность шаблонов.

Торговые площадки и электронные магазины, предлагают функционал для параметрических закупок – позволяют выбрать продукцию из каталога по параметрам, например, B2B-Center, Березка, ЭТП ГПБ, Аирту, ЭКБ Маркет.

Для продукции потребительского спроса есть много примеров удачной реализации параметрических закупок, Yandex.Market предлагает полные шаблоны для тысяч категорий бытовой электроники, а каталог IceCat предлагает более 7 миллионов карточек товаров. В России Национальный Каталог Продукции разрабатывает компания ЦРПТ – оператор системы маркировки товаров, на текущий момент каталог не содержит полных категорийных шаблонов для большинства потребительских категорий.

Работа по составлению каталогов, справочников, реестров поддерживается государственными структурами, например:

  • Евразийский союз ведет работу по идентификации, классификации товаров для цифровой прослеживаемости движения продукции, товаров, услуг и цифровых активов, поддержки торговли. Стандарт ГОСТ 33353 Единая межгосударственная система каталогизации.
  • Для закупок, регламентированных Федеральным законом «О контрактной системе N 44-ФЗ», используется параметрический Каталог Товаров, Работ и Услуг (Каталог ТРУ);
  • Минстрой разрабатывает Классификатор строительных ресурсов, который представляет собой упрощенный перечень продукции, содержащий наименования, включающие значения основных характеристик;
  • Государственная Информационная Система Промышленности (ГИСП) поддерживает несколько каталогов и реестров продукции, в том числе реестр продукции российского производства. Минпромторг поддерживает перечень медицинской техники, производимой в России, который был разработан РСПП;
  • Научно-технический совет по развитию нефтегазового оборудования создаёт ресурс для определения наиболее перспективных технологий;
  • Правительство Москвы создаёт реестр закупаемой продукции, определяет наборы характеристик для ключевых продуктовых категорий http://market.zakupki.mos.ru/;
  • ФЦКП ведёт каталог экспортируемой продукции военного назначения и ведёт работы по каталогизации продукции общего назначения http://fskp.gost.ru/okat_4/;
  • ФБУ «Тест — С.-Петербург» ведёт банк данных «Продукция Санкт-Петербурга и Ленинградской области», насчитывающий около 19 000 каталожных листов продукции (КЛП) http://www.rustest.spb.ru/codification;
  • Ростехнологии создают реестр оборудования для внутренних закупок;
  • Минэкономразвития, РВК и Роснано создают методологию и реестр инновационной продукции, регионы формируют собственные реестры инновационной продукции.

Почему компаниям и государственным организациям не удается реализовать преимущества параметрических закупок? Об одной из методологических причин мы уже писали ранее – это использование ОКПД2 как основы параметрического каталога. Более важной проблемой является закрытость и нестандартизованность создаваемых классификаторов и справочников, непрозрачность процессов их создания и развития.

Для эффективного перехода к параметрическим закупкам необходимо методологическое, организационное и техническое решение.

Компания Actualog предлагает решение для совершенствования системы информационного взаимодействия участников рынка, создания единого пространства стандартных форматов описания продукции, параметрических справочников и каталогов продукции. Основным принципом платформы является свободный бесплатный доступ к шаблонам описания продукции и параметрическим справочникам. Работа организована по модели партнёрства, крупные компании и организации имеют возможность поддержать развитие словаря, шаблонов и справочников в выбранном отраслевом сообществе, либо в выбранном географическом регионе, выбрав ту или иную модель партнёрства с платформой.

Actualog — облачная платформа для управления и обмена информацией о продукции, открытый классификатор и справочник, а также решение для интеграции данных в цепочках поставок.

Экспертное сообщество Actualog объединяет специалистов в области сложной технической продукции, в сообщество входят сотрудники компаний-производителей, инженеры, маркетологи, специалисты научно-исследовательских институтов, сотрудники закупочных организаций, специалисты НСИ.

Платформа обеспечивает единую методологию создания шаблонов, предоставляет общее пространство, в том числе возможность использования терминов Открытого Технического Словаря Actualog. Платформа поддерживает процесс модерации, в том числе рабочий процесс создания и редактирования шаблонов. Платформа обеспечивает аудит действий экспертов, определяет вклад эксперта в работу сообщества, позволяет оценить количество правок, дополнений при создании шаблона. Для каждого эксперта определяется рейтинг, который рассчитывается автоматически в зависимости от объема и качества работы.

Actualog позволяет создавать:

  • Элементы Открытого технического Словаря (классы, атрибуты, компании, меры, единицы измерения, значения характеристик);
  • Стандартные форматы описания продукции (СФО)
  • Карточки продукции с использованием СФО;
  • Каталоги продукции (маркетинговые каталоги, закупочные каталоги, каталоги продаж).
Архитектура Actualog
Функциональная архитектура платформы Actualog

Actualog поддерживает информацию о продукции на всех этапах жизненного цикла, предоставляет единый стандартный формат описания всей продукции в одной категории, включая инновационную продукцию.

Приглашаем к совместной работе компании и организации, заинтересованные в развитии параметрических закупок с использованием открытых решений.

С уважением, Генеральный директор ООО «АКТУАЛОГ» Колтунова Екатерина

kate@actualog.com


0 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *