Как снизить затраты на ведение закупочного каталога?

На конференции “Цифровая трансформация закупок в промышленности” обсуждался вопрос создания единого каталога сложной технической продукции, который смогли бы использовать как поставщики, так и закупщики. В моем докладе “Как снизить затраты на ведение закупочного каталога? ” была представлена концепция создания экосистемы создания интегрированных каталогов, построенных на основе концепции eOTD, но учитывающих объективные отличия в требованиях к структуре, составу, полноте и актуальности данных каждого участника.

В статье Actualog Social PIM: Стандарты и ИТ-платформы параметрических закупок мы анализировали состояние закупочных каталогов с точки зрения поддержки описания характеристик продукции и возможности. Поддержка параметрических закупок требует существенных инвестиций в разработку СФО (стандартных форматов описания продукции), а также в обеспечение качества информации о предметах закупки.

Обеспечение качества закупочного каталога, его полноты, актуальности, отсутствия дубликатов требует существенных затрат, которые оказываются тем выше, чем сложнее и шире номенклатура закупаемой продукции.

Следующие факторы влияют на сложность, трудоёмкость, а следовательно, и стоимость обеспечения качества закупочного каталога:

• Сложность и трудоемкость описания продукции: для каждой категории существует уникальный набор атрибутов
• Большое разнообразие продуктов и продуктовых категорий
• Техническая сложность определения состава атрибутов для специализированной продукции
• Появление новых продуктов и новых категорий – высокая динамика изменений
• Отсутствие эффективных технических решений, информационной инфраструктуры для обмена мета-данными классификаторов, каталогов продукции
• Отсутствие эффективных алгоритмов для обеспечения качества данных, повышающих эффективность работы экспертов
• Ошибки в методологии ведения закупочного каталога. Непонимание концептуальных отличий между такими понятиями, как продуктовая категория, стандартный формат описания продукции, предмет закупки и продукт (предмет производства).
• Различные требования “закупочных организаций” к составу информации о продукции, составу атрибутов, обязательности их заполнения, правилам формирования наименований,
• Различные национальные и отраслевые технические стандарты, регламентирующие значения параметров, национальные и отраслевые классификаторы

Часто в крупной организации может существовать несколько “закупочных организаций” – подразделений, отличия в требованиях к организации информации в закупочном каталоге имеют объективные причины. В этой ситуации принудительная унификация закупочного каталога. Учитывая это обстоятельство, можно понять негативные последствия использования Каталога ТРУ, который обязаны применять заказчики, закупки которых регламентированы по Закону №44-ФЗ.

Лучшие практики, международные и российские стандарты, решения для управления информацией о продукции определяют правила взаимодействия поставщиков и потребителей при обмене информации о продукции:

• поставщики предоставляют информацию о продукте с использованием предварительно определенных формата и структуры каталога;
• покупатели определяют предмет закупки с помощью каталога, используют атрибуты продукта, чтобы выбрать продукт или услугу и сформировать набор альтернатив;
• каталог продукции организован с использованием единого подхода к классификации продуктов и перечню атрибутов.

Поддержка этих требований обеспечивает снижение затрат не только при создании закупочного каталога, но и при его использовании.

В области стандартизации обмена каталогами существует много общепризнанных стандартов, а также ассоциаций и инициатив, которые реализуют их поддержку. Ниже мы привели небольшой перечень основных стандартов, и организаций, которые их используют для построения каталога.

• НАТО – NCS http://www.nato.int – NATO Codification System
• ФСКП – Федеральная система каталогизации продукции
• GS1 http://www.gs1.org GTIN – Global Trade Item Number
• UNSPSC   http://www.unspsc.org – классификатор ООН
• eClass (eCl@ss) ECLASS: ECLASS Standard
• ECCMA (http://www.eccma.org) – Electronic Commerce Code Management Association
• eOTD http://www.eccma.org/whyeotd.php
• SPSC – Dun and Bradstreet Standard Product and Services Classification
• IceCat – http://icecat.us
• ГОСТ Р 51725 Каталогизация продукции для федеральных нужд
• Р 50.5.004 Каталогизация продукции для федеральных государственных нужд. Каталожные описания предметов снабжения.
• государственных нужд. Комплекс нормативных документов по каталогизации.
• ISO 10303. (ГОСТ Р ИСО 10303) Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. 
• ISO 13584 (ГОСТ Р ИСО 13584-1-2006) Системы автоматизации производства и их интеграция. Библиотека деталей
• ISO 8000 (ГОСТ Р ИСО/ТС 8000) Качество информационных данных
• ISO/TS 22745  (ГОСТ Р ИСО/ТС 22745) Открытые технические словари и их применение к основным данным
• ISO/TS 29002 Системы автоматизации производства и их интеграция. Обмен характеристическими данными.

Не смотря на довольно обширный список, практика успешного применения стандартов ограничена отраслевыми, организационными рамками, а успешных инициатив по их интеграции мы пока не видим.

Потребность в снижении затрат на ведение закупочного каталога объективно существует, в первую очередь у организаций, закупающих сложную продукцию. Относительно успешным можно считать пример создания Ассоциации, поддерживающей стандарт eCl@ss, которую В 2000 году создали крупнейшие немецкие компании Firmen Siemens, BASF, Audi/VW, E.ON, SAP, Bayer AG, Degussa, Wacker Chemie, Infraserv Chemfidence, Solvay. eCl@ss не является каталогом, это классификатор, который дает возможно унифицировано описывать продукцию.

Поставщики, дистрибуторы продукции, торговые площадки предлагают свои версии классификаторов и каталогов. Но наличие специфических потребностей закупочной организации предполагает необходимость дополнительной работы с данными для использования каталогов вендоров и маркетплейсов.

Для повышения эффективности работы по обеспечению качества закупочного каталога мы рекомендуем:

• Строить структуру каталога с учетом лучших мировых практик и стандартов – экономия на методологии;
• Обеспечить вариативность, закупочных каталогов, с учётом фактических требований закупочной организации (различные наборы категорий, атрибутов и т. д.) – поддержка закупщиков, вовлеченность;
• Обеспечить технически и организационно открытость и возможность обмена данными и метаданными;
• Использовать опыта и экспертизы поставщиков, производителей. Создание партнёрских сетей, учитывающих интересы всех участников. Фокус на партнёрство с поставщиками.
• Применять технические решения, поддерживающие партнёрское взаимодействие всех участников, концепции стандартизации, обеспечивающих необходимую гибкость;
• Интегрировать в решения для управления классификатором, справочником, каталогом алгоритмы ИИ, NLP (natural language processing) и другие инструменты, повышающие эффективность работы экспертов по работе с каталогами

Прежде, чем предпринимать конкретные шаги, необходимо обсудить следующие вопросы:

Конфиденциальность данных закупочного каталога, классификатора, метаданных. В каком объеме и почему каталог закупок и мета данные могу быть коммерческой тайной?

Бизнес-модель – кому выгодно. Почему для закупочной организации доступ к закупочному каталогу поставщиков не должен быть источником дохода?

Ограничения технических решений, информационных систем. Какие существенные ограничения существуют в используемых технических решениях, поддерживаемых ими структурах данных, версионности, конфиденциальности, производительности.

Теория заговора. Кто препятствует проектам в области каталогизации закупаемой продукции и почему?